如何讓ERP系統(tǒng)實施操作少走彎路?

    在 ERP系統(tǒng) 項目實施過程中,用戶為了自己的利益,不會主動將自己的項目經(jīng)驗傳授給其他人。這就導致,師傅帶領(lǐng)徒弟,一代不如一代。為了避免這種情況,在企業(yè)內(nèi)部,應該創(chuàng)建一個經(jīng)驗共享的學習氛圍。經(jīng)驗*享,可以讓企業(yè)重復的交學費。通過這篇文章讓企業(yè)用戶認識到經(jīng)驗共享的重要性。在日后的工作中,不再為同一錯誤重復的交學費。


    一、相關(guān)經(jīng)驗教訓要以書面的形式固化下來。
     
    失敗是成功之母。其實這句話并不準確。如果失敗了,沒有進行相關(guān)的總結(jié),那么結(jié)果仍然是失敗。只有失敗之后,進行了總結(jié),并采取了相關(guān)的預防措施。才能夠在下一次遇到類似情況時,轉(zhuǎn)敗為勝。
     
    在ERP系統(tǒng)項目過程中(包括前期的項目實施和后期的使用),難免會碰到一些障礙與問題。對于這些內(nèi)容,項目管理員應該進行不斷的總結(jié)。將這些內(nèi)容(包括問題出現(xiàn)的背景、解決思路的分析、對應的預防措施)等等都詳細的記錄下來。這里需要注意,通常情況下用戶并不會主動的去總結(jié)。或者說他們會將這種情況記錄在自己的筆記本上,但是并不會共享出來。等到其離職,下一個新人來接替其工作時,就可能會在同一個問題上載跟斗。
     
    所以筆者建議,項目管理員每解決一個問題,雖然這個問題是用戶自己所造成的,如沒有按規(guī)范操作。仍然需要將這個經(jīng)驗教訓一五一十的記錄下來。因為誰也不能夠**,換一個用戶來操作時,不會發(fā)生類似的問題。項目管理員在后續(xù)的培訓過程中,可以根據(jù)這些資料對用戶進行后續(xù)的培訓。
     
    二、在系統(tǒng)中要采取預防措施,防止錯誤重復發(fā)生。
     
    在ERP系統(tǒng)后續(xù)使用過程中,出現(xiàn)了問題并不可怕。亡羊補牢、為時未晚??膳碌氖?,問題出現(xiàn)并解決了,但是用戶并沒有吸取教訓,下次遇到類似情況時,仍然在同一個地方犯錯誤,那就是不可饒恕了。
     
    筆者舉一個簡單的例子。有一家客戶,對于采購訂單的價格變更有嚴格的限制。通常情況下,只有經(jīng)過財務總監(jiān)同意之后,才能夠?qū)σ呀?jīng)下發(fā)的采購訂單更改價格。企業(yè)在ERP系統(tǒng)使用過程中,剛開始的時候沒有進行嚴格的控制。采購員自己可以撤銷已經(jīng)審核的訂單,并更改采購訂單的價格。發(fā)現(xiàn)了這個漏洞之后,項目管理員也對采購員進行了相關(guān)的培訓,強調(diào)這個流程??上У氖牵椖抗芾韱T沒有在系統(tǒng)中進行相關(guān)的設置。剛開始用戶還算配合??墒菐讉€月過去之后,用戶又犯了老毛病。遇到需要更改采購訂單價格時,私自撤銷采購訂單并進行更改。后來被公司的審計部門發(fā)現(xiàn)之后,包括項目管理員在內(nèi),都受到了比較嚴重的處罰。因為這涉及到了舞弊。
     
    為此筆者建議,如果遇到類似的情況,不僅僅需要解決當前的問題。而且需要考慮,如果以后再次發(fā)生這種情況時,ERP系統(tǒng)中是否有對應的預防措施。如可以通過權(quán)限設置,規(guī)定更改已經(jīng)審核的采購訂單的價格,必須要有特定人員的授權(quán)。通過ERP系統(tǒng)的工作流或者數(shù)據(jù)庫的觸發(fā)器,是比較*實現(xiàn)這個需求的。
     
    在此筆者再強調(diào)一下自己的觀點。在ERP系統(tǒng)使用過程中,出現(xiàn)問題并不可怕。只需要將問題解決了,就可以了。但是做到這一步還不夠。項目管理員需要考慮,在系統(tǒng)中如何針對這種情況采取對應的預防措施,以避免下次遇到類似情況時不會再犯同樣的錯誤。
     
    三、對于重大的經(jīng)驗教訓,要有持續(xù)跟蹤的過程。
     
    在項目實施過程中,對于一些常見的錯誤,如上面提到的由于價格更改需要撤銷采購訂單的情況、采購訂單數(shù)量小于實際收貨數(shù)量的情況、訂單之間挪用原材料的情況等等,在ERP系統(tǒng)中都會有對應的解決方案。那么這些解決方案會一直有效嗎?這并不一定。隨著企業(yè)管理方式的變化,原先有效的解決方案在后續(xù)可能會變得并不合理,甚至失效。所以對于一些重大的經(jīng)驗教訓,要有一個持續(xù)跟蹤的過程。具體的說,需要注意如下幾個方面的內(nèi)容。
     
    一是需要注意,是否還有必要采取這個預防措施?有時候,隨著企業(yè)管理模式的變化,某些問題可能會不再存在。如企業(yè)原先的生產(chǎn)模式是接單生產(chǎn)。此時對于訂單之間的挪料情況就要進行嚴格控制。但是一段時間之后,企業(yè)的生產(chǎn)模式發(fā)生了改變,主要是按計劃來生產(chǎn)。此時計劃之間挪料的情況就會變得非常的普遍。此時如果進行挪料之間的控制,就顯得畫蛇添足了。就需要將原先的預防措施作廢掉。
     
    二是需要注意,隨著精細化管理的深入,對于某些細節(jié)問題需要進一步深化。如對于采購訂單價格的管理。只要采購價格**公司規(guī)定的標準價格,那么就允許采購用戶進行更改。但是,如果采購價格高與公司規(guī)定的標準價格,則需要有一系列的審批程序。如需要考慮是臨時性更改(這次采購由于交期等特殊原因允許其調(diào)價,后續(xù)采購仍然受這個標準價格的限制)還是*性調(diào)價(需要調(diào)整系統(tǒng)的標準價格)。為了實現(xiàn)精細化的管理,在后續(xù)需要在系統(tǒng)中實現(xiàn)類似的控制。原先的粗放式管理方案也就可能不再適用。
     
    四、懸賞收集用戶的經(jīng)驗教訓。
     
    上面筆者談到過,用戶的心態(tài)是自私的。通常情況下,其不會主動分享其工作經(jīng)驗。作為項目管理員,應該在企業(yè)中創(chuàng)建一個知識共享的氛圍。如可以通過一些激勵措施,刺激用戶分享自己的工作經(jīng)驗。對此筆者有如下幾個建立。
     
    一是設置獎項,來收集用戶的經(jīng)驗教訓。如可以每個季度或者每半年,來一個征文比賽。讓用戶談談自己在ERP系統(tǒng)使用過程中遇到的問題或者相關(guān)的心得。然后企業(yè)管理者或者項目管理員對文章進行評比。獲獎的用戶會有一定的獎勵。如此的話,即可以提高員工的積性,還可以收集用戶在使用過程中的心得。為后續(xù)ERP系統(tǒng)的優(yōu)化、員工的培訓提供很好的素材。
     
    二是不定期的開總結(jié)會議。通常情況下,企業(yè)ERP系統(tǒng)剛上線時,要每個星期開一個碰頭會,談談在系統(tǒng)過程中遇到的問題。等到磨合時間過后,企業(yè)可以每個月或者每個季度開一個討論會,來總結(jié)**段時間ERP系統(tǒng)使用過程中遇到的問題。項目管理員需要創(chuàng)造這么一個環(huán)境,讓各個部門的關(guān)鍵用戶能夠暢所欲言。在這個環(huán)境中,項目管理員可以收集到一些可用的信息。當然對于這信息需要進行過濾,選擇一些有代表性的內(nèi)容進行書面化存檔。作為后續(xù)ERP系統(tǒng)優(yōu)化與員工培訓的資料。
     
    三是要與*操作員進行溝通。筆者認為在收集經(jīng)驗教訓時,不能夠圍繞那些部門經(jīng)理打轉(zhuǎn)。因為他們使用系統(tǒng)的幾率并不是很高,真正的經(jīng)驗教訓還是來自與ERP系統(tǒng)操作的*用戶。筆者在企業(yè)中做項目管理員時,會時常與*的操作員討論 ERP 系統(tǒng)的使用情況。如會定期的發(fā)送調(diào)查表給*操作用戶,如會利用中午吃飯的時候跟用戶討論系統(tǒng)的使用情況等等。

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