****樂器品牌：珠江鋼琴的檔案管理升級之路

時間：2020-11-26作者：廣東紹林科技開發(fā)有限公司瀏覽：13

檔案管理工作在大型跨國企業(yè)內(nèi)往往由于企業(yè)組織分布廣、層級多，開展過程遭遇挑戰(zhàn)重重。在信息化時代，如何應(yīng)用好檔案管理系統(tǒng)，為檔案管理工作增添羽翼？珠江鋼琴的檔案管理模式，不妨作為參考。

01民族品牌走向世界，產(chǎn)銷**實(shí)力強(qiáng)悍
廣州珠江鋼琴集團(tuán)股份有限公司成立于1956年，是一家集鋼琴、數(shù)碼樂器、音樂教育、文化傳媒協(xié)同發(fā)展的綜合樂器文化企業(yè)，是A股整體上市的樂器文化集團(tuán)。集團(tuán)旗下?lián)碛袕V州、佛山、北京、浙江、德國、波蘭六大鋼琴制造產(chǎn)業(yè)基地，營銷和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)覆蓋**112個國家和地區(qū)；累計(jì)產(chǎn)銷鋼琴**過260萬架，產(chǎn)銷規(guī)模穩(wěn)居****。

集團(tuán)曾榮獲“國家文化產(chǎn)業(yè)**基地”、“全國質(zhì)量管理**企業(yè)”、“國家文化出口重點(diǎn)企業(yè)”、“中國輕工業(yè)*企業(yè)”、“廣東**企業(yè)”等榮譽(yù)稱號。

作為一家業(yè)務(wù)多元化、運(yùn)營**化的民族樂器企業(yè)，珠江鋼琴在**擁有**1200個銷售服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)，業(yè)務(wù)涉及的檔案資料繁多，加上企業(yè)分布廣、分支多，檔案管理工作面臨著新挑戰(zhàn)：
檔案歸檔工序嚴(yán)格，需通過數(shù)字化管理提高效率
企業(yè)信息化程度加深，檔案需較便于協(xié)作與流動
在實(shí)體檔案的基礎(chǔ)上，需統(tǒng)籌管理實(shí)體與數(shù)字檔案
隨著公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大，珠江鋼琴將檔案管理的信息化升級提上了議程。

02選擇會博通，推進(jìn)檔案信息化管理
經(jīng)過嚴(yán)格篩選，珠江鋼琴集團(tuán)選擇了國家認(rèn)證雙軟企業(yè)、深耕知識與內(nèi)容管理軟件開發(fā)與供應(yīng)30余年的會博通，開展檔案管理系統(tǒng)項(xiàng)目。雙方攜手打造一套能為整個集團(tuán)及其相關(guān)企業(yè)協(xié)同工作的檔案管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司所有檔案的全面、規(guī)范、科學(xué)管理。

會博通項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)通過調(diào)研，為珠江鋼琴制定了《系統(tǒng)客戶化部署實(shí)施方案》。結(jié)合珠江鋼琴的實(shí)際需求，會博通為其部署的綜合檔案管理系統(tǒng)，擁有以下特點(diǎn)：

1、集中歸檔，規(guī)范管理
系統(tǒng)應(yīng)用了會博通檔案的全生命周期管理方法，實(shí)施各個職能部門通過會博通分布式提交文件資料，再由檔案管理部門集中管理的模式，統(tǒng)一對企業(yè)**資料進(jìn)行全生命周期的規(guī)范化管理.

a、便捷歸檔
各職能部門通過會博通檔案管理系統(tǒng)，將需歸檔的實(shí)體或電子文件在系統(tǒng)中匯總至歸檔清單，提交流程移交，或使用歸檔編輯移交，由檔案管理部門集中對個人、部門及企業(yè)層級的文件進(jìn)行管理。
b、 流程化借還
員工可通過流程進(jìn)行檔案借還，由檔案管理部門按權(quán)限與借還規(guī)則進(jìn)行管理。沒有權(quán)限閱讀文件的員工，可提交借用申請獲取權(quán)限。系統(tǒng)還可統(tǒng)計(jì)檔案的借還情況情況，為知識的再利用提供記錄與數(shù)據(jù)。
c、 分類權(quán)限設(shè)置
根據(jù)工作職責(zé)與需要，管理員可為員工及組織設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限，規(guī)范知識的流動與應(yīng)用。權(quán)限支持細(xì)?；O(shè)置，如：同一員工對于不同分類可設(shè)置不同使用權(quán)限（包括增改刪閱等），亦可對本人和他人創(chuàng)建的文件區(qū)別授權(quán)，不會造成相互干擾。

2、打通流程，賦能業(yè)務(wù)
借助會博通檔案管理系統(tǒng)的流程化管理功能，系統(tǒng)內(nèi)的所有檔案資料，均可應(yīng)用于發(fā)起流程，方便借閱、歸檔、注銷等業(yè)務(wù)的辦理，讓檔案成為生產(chǎn)經(jīng)營過程中能重復(fù)利用的知識資產(chǎn)。

并且，流程管理人員可根據(jù)需要，將流程與審批表單（管理痕跡）、流程批注及成果文檔匯集進(jìn)行自定義歸檔，與業(yè)務(wù)流程形成閉環(huán)，助力企業(yè)知識沉淀，推動業(yè)務(wù)高效化。

3、多重控險(xiǎn)，安全**
為了保護(hù)企業(yè)文檔安全，會博通檔案管理系統(tǒng)配置了多重安全控制，包括SSL數(shù)字證書、嚴(yán)密權(quán)限控制、全程記錄在線留痕、防擴(kuò)散水印加密等。文檔操作與變更全程，都會在系統(tǒng)留下痕跡；較有通用水印、可定制化水印等設(shè)置，避免信息外泄，為信息傳播安全保駕**。

03高效檔案管理 助力企業(yè)智慧升級
“會博通是我們接觸的眾多檔案管理公司中，感覺是較專業(yè)、開展較順利的合作單位。合作幾年來，會博通銷售人員、技術(shù)服務(wù)部門認(rèn)真、負(fù)責(zé)地推動項(xiàng)目工作,讓珠江鋼琴的檔案管理工作有序、科學(xué)、高效地運(yùn)轉(zhuǎn)?！?

企業(yè)在發(fā)展過程中積累的檔案文件，是企業(yè)不可或缺的重要知識資產(chǎn)。像珠江鋼琴這樣的制造型企業(yè)，在從傳統(tǒng)制造業(yè)向文化服務(wù)業(yè)轉(zhuǎn)型的過程中，不僅需要前瞻的眼光與戰(zhàn)略性的決策，較需要從不斷傳承的經(jīng)驗(yàn)中萃取知識精華、不斷創(chuàng)新，以保持長久的生命力和競爭力。

全面化、規(guī)范化、有序化的檔案管理，有利于企業(yè)將各業(yè)務(wù)部門、各工作環(huán)節(jié)中積累的管理經(jīng)驗(yàn)、成果文檔等知識資產(chǎn)進(jìn)行整理、沉淀，推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展與創(chuàng)新能力提升，打造較強(qiáng)的行業(yè)競爭力。

接下來，會博通將繼續(xù)與珠江鋼琴深化合作，不斷完善檔案管理系統(tǒng)各項(xiàng)應(yīng)用，助力企業(yè)高效管理與利用知識資產(chǎn)，賦能企業(yè)綜合實(shí)力的提升，助力這個擁有深厚歷史底蘊(yùn)的民族品牌，奏出時代較強(qiáng)音！


廣東紹林科技開發(fā)有限公司專注于檔案管理軟件,知識管理系統(tǒng),檔案再利用,移動考勤,OA辦公等

• 詞條

  詞條說明

• 打造檔案管理流水線?厲害的企業(yè)，其實(shí)都有流程化思維!

  如何應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，為企業(yè)檔案管理工作打造一條高效流水線?下面就以實(shí)際應(yīng)用情況為例，為大家介紹一下企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中的流程化應(yīng)用。 隨著企業(yè)數(shù)字化和智能化轉(zhuǎn)型的形勢來臨，企業(yè)的檔案管理模式，紛紛由原來的純線下+紙質(zhì)文檔管理，過渡到線上+線下、電子與紙質(zhì)文檔集成管理。 然而，即使借助了信息化技術(shù)手段，檔案管理工作中仍存在著許多"**難"： 數(shù)量多：企業(yè)每天產(chǎn)生數(shù)以百計(jì)的銷售合同、技術(shù)文件、員工檔案

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