令人頭疼的過期檔案，該怎樣高效處理呢？

時(shí)間：2020-10-30作者：廣東紹林科技開發(fā)有限公司瀏覽：18

在高速發(fā)展的今天，隨著企業(yè)的壯大，產(chǎn)生的檔案資料也會越來越多，根據(jù)國家法規(guī)和行業(yè)規(guī)章，檔案都是有保管期限的，**過保管期限的檔案可以銷毀。
對于過期的實(shí)體檔案進(jìn)行銷毀，必須按照國家規(guī)定檔案銷毀的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格進(jìn)行鑒定，鑒定之后，寫出銷毀檔案內(nèi)容分析報(bào)告，列出檔案銷毀清冊，嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，履行批準(zhǔn)手續(xù)，然后及時(shí)送造紙廠化為紙漿或焚毀。


要對過期的檔案實(shí)體進(jìn)行處理，首先是要找出已過期的檔案，形成過期檔案清冊，但是，過期檔案怎么收集齊全呢？檔案銷毀怎么規(guī)范化審核呢？

一、查找過期檔案
使用會博通綜合檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)不同類型、性質(zhì)的檔案進(jìn)行分門別類且的有序化管理，并提供了多種查找過期檔案的方法，可通過搜索平臺、信息檢索以及查找等功能找出已過期的檔案。下面是查找過期檔案的一個簡單示例：會博通提供了一種類似于自然語言的中文描述方式，這是會博通在檔案檢索領(lǐng)域的一種新的嘗試。
如：查找到期檔案：1年內(nèi)到期
會博通系統(tǒng)內(nèi)的含義為“查找保管期限已到期或一年內(nèi)將到期的檔案”。

會博通可快速檢索出相關(guān)檔案記錄，檢查無誤后，即可打印到期檔案清冊或銷毀清冊。同時(shí)可通過電子檔案定位到實(shí)體檔案，直接找出過期實(shí)體檔案。

二、規(guī)范化檔案銷毀審核流程
會博通系統(tǒng)可以標(biāo)準(zhǔn)化銷毀審核流程，并且這個標(biāo)準(zhǔn)完全可以由企業(yè)自定義，套用預(yù)先設(shè)計(jì)好的流程模板，以實(shí)現(xiàn)較為規(guī)范的銷毀業(yè)務(wù)流程管理。
在系統(tǒng)中可以把銷毀清單直接發(fā)起審核流程，讓參與審核的相關(guān)人員經(jīng)過層層篩選，嚴(yán)格審核批準(zhǔn)。并且都可以在系統(tǒng)中留下管理痕跡，隨時(shí)可以查看追隨當(dāng)時(shí)的審核情況。


使用會博通讓過期檔案不再頭疼，輕輕松松在海量的檔案庫房中快速找全過期檔案，讓企業(yè)過期檔案高效化、規(guī)范化的實(shí)施銷毀處理。雖然可以銷毀實(shí)體紙質(zhì)檔案，但會博通建議不要對電子數(shù)據(jù)進(jìn)行簡單的刪除，特別是在存儲空間允許的情況下，在系統(tǒng)中可以*保存電子檔案文件。


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