防御為主，配器亦攻守兼具——費用管控

時間：2017-06-13作者：深圳市友為軟件有限公司瀏覽：41

盾,古人稱“干”,與戈同為古代戰(zhàn)爭用具,故有“干戈相見”等詞。作為一種手持的防護(hù)兵器,盾可以掩蔽身體,防衛(wèi)敵人的兵刃矢石的殺傷。通常，盾可以與刺殺格斗類兵器,如刀、劍等配合使用。古代將士作戰(zhàn)時,通常左手持盾以掩蔽身體,防衛(wèi)敵人的殺傷,右手持刀或其他兵器擊殺敵人,二者配合使用。

盾的功效正如企業(yè)“費用管控”——在經(jīng)濟(jì)景氣的時候配合業(yè)務(wù)部門不斷“開源”并有效“節(jié)流”，以實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展;在經(jīng)濟(jì)不景氣的時候，以“節(jié)流”形式防風(fēng)險、增內(nèi)功，從而幫助企業(yè)“過冬”。

精準(zhǔn)控制 提升防御力
盾的歷史可以追尋到數(shù)千年前。它使用廣泛，延續(xù)時間很長，在古代東方，以及古希臘、古羅馬等具有古老歷史的國家，作戰(zhàn)時都廣泛使用盾牌。這種防御型武器有藤、木、銅、鐵、鋼等多種材質(zhì)，形狀也有長、圓、半圓、鳶等，用法較有用法主要有：騰、跌、撲、滾、伏、竄、踔、蹲等。但無論是什么形制的盾，什么樣的用法，功能都沒有脫離它被設(shè)計出來的初衷——提升防御力，防止箭、矛和刀劍等多種武器的攻擊。

而提升企業(yè)防御力，恰恰是費用管控較重要的功能之一。
眾所周知，有每天都不賺錢的企業(yè)，但沒有每天不花錢的企業(yè)。在競爭激烈的市場環(huán)境下，企業(yè)的開源及節(jié)源都是同等重要。那如何做到開源又要作到節(jié)流呢?這就是要有效控制及降低成本及銷售費用的現(xiàn)金流出，去創(chuàng)造較大的現(xiàn)金收益。

因此，開源(進(jìn)攻)是根本，節(jié)流(防御)是必須。
相對于“看得見、摸著著”的成本控制，費用管控較強(qiáng)調(diào)費用管理時間的節(jié)約與流程的簡化。簡單而言，費用管控對企業(yè)的“花錢”行為進(jìn)行合理規(guī)劃，事前控制、事后控制、適度控制，較終知道、管理“錢花在哪里”，控制“錢花在該花的地方”。

企業(yè)進(jìn)行科學(xué)合理的費用控制，其效果顯而易見。例如，一家企業(yè)計劃開發(fā)一個新產(chǎn)品，應(yīng)該投入多少，研究發(fā)展的費用是多少，需要事先設(shè)定一個標(biāo)準(zhǔn)。通過事前控制，事先建立各項支出的合理標(biāo)準(zhǔn)，可以有效預(yù)防成本**支。同時，對那些已經(jīng)發(fā)生的成本差異，要及時采取修正的行為，調(diào)整或修正未來的成本支出。

那么，怎么才能算費用控制得合理科學(xué)呢?
對于進(jìn)行費用報銷的業(yè)務(wù)人員而言，他們希望報銷和費用申請的手續(xù)簡單、流程順暢、不受時間地域限制、效率高，“審核-入賬-付款”整個報銷流程透明地展示在面前。

對于進(jìn)行費用審批的管理人員而言，他們希望按自己的審批權(quán)限進(jìn)行核算、減少工作量同時全程監(jiān)控好各項費用的流向。

對于管理者而言，他們希望實現(xiàn)預(yù)算費用的事前管理，實時反映項目資金流動，及時掌握企業(yè)的運(yùn)營情況，為決策提供有力支持。

那么，怎樣才能實現(xiàn)科學(xué)的費用控制呢?
一家企業(yè)報銷業(yè)務(wù)數(shù)量龐大以及員工、**、財務(wù)的處理時間不對稱，沒有信息化系統(tǒng)的支撐，上述人員的訴求很難實現(xiàn)。想像一下，僅僅就成千上萬的報銷單據(jù)審批這一工作，就足以令財務(wù)人員“叫苦連天”。

長期跟蹤企業(yè)費用控制的友為軟件，在深耕管理會計領(lǐng)域十余年的大量經(jīng)驗基礎(chǔ)上，專門研發(fā)了友為費用控制系統(tǒng)。
在友為費用控制系統(tǒng)下，管理者可以使用手機(jī)或平板電腦等移動終端設(shè)備直接進(jìn)行審批操作，實現(xiàn)隨時隨地辦公，既方便又便捷。

而對于員工而言，可以隨時隨地填報借款申請和費用報銷單，報銷過程透明化、標(biāo)準(zhǔn)化，實現(xiàn)企業(yè)徹底面向流程的信息化管理。

尤其值得一提的是，該系統(tǒng)支持對各種費用標(biāo)準(zhǔn)定義，設(shè)置不同級別、崗位和地域等費用標(biāo)準(zhǔn)，同時對費用的申請支持多次核銷，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)事前的預(yù)算提醒和控制，同時也實現(xiàn)了財務(wù)管理的精細(xì)化和精準(zhǔn)化。

攻防一體 強(qiáng)化預(yù)算與財務(wù)共享
盾雖然是防御型武器，但經(jīng)過長久的發(fā)展與演化，本身也具有了攻防一體的性質(zhì)：中國古代的櫓盾，盾的底部有尖刺插入地下固定，或者盾后有支架用于支撐，既能為弩手提供防護(hù)，也可以作為射擊的依托;鉤鑲，盾體是小鐵盾，上下有鐵鉤，正面加鐵刺，可以在交戰(zhàn)時對敵人造成一定傷害。對于費控而言，良好的費控系統(tǒng)令企業(yè)相比競爭對手而言具有較強(qiáng)的生存能力，讓防御本身成為一種無聲的進(jìn)攻。

另一方面，盾作為防御型武器，經(jīng)常需要配合刀、劍等其他武器，實現(xiàn)攻防一體。費用管控也如此，很多情況下，它作為全面預(yù)算管理的一個配合模塊，有助于較好地發(fā)揮預(yù)算利器的“進(jìn)攻”功能，實現(xiàn)攻防一體。一般而言，費用管控從預(yù)算管理著手，需要達(dá)到三算合一，前有預(yù)算、中間和財務(wù)進(jìn)行有效銜接、后面跟進(jìn)核算與結(jié)算，做到監(jiān)控和分析，將數(shù)字可視化、處理地圖化;科學(xué)的費控系統(tǒng)又能保證預(yù)算的有效執(zhí)行。

近年來，從**到企業(yè)都在重視管理提升工作，這其中，財務(wù)管理提升是企業(yè)管理提升工程的關(guān)鍵節(jié)點，而財務(wù)預(yù)算和費用管控則是企業(yè)財務(wù)管理的重中之重。費用管控恰恰是對全面預(yù)算管理的有力支撐，企業(yè)管理者要把財務(wù)管理提升的重點落實在預(yù)算和費控上，這是企業(yè)管理提升的必然要求。預(yù)算、費控雙管齊下，“劍”與“盾”配合使用，才能進(jìn)退有度，攻防一體。

此外，費控系統(tǒng)有助于實現(xiàn)財務(wù)共享。財務(wù)共享服務(wù)中心是近年來在企業(yè)中大為流行的一種模式，初衷在于解決重復(fù)投入和效率低下的弊端，將事務(wù)性的功能集中處理，達(dá)到規(guī)模效益。一個好的費控系統(tǒng)不僅能夠放大財務(wù)共享模式的優(yōu)點，為企業(yè)的戰(zhàn)略提供支撐、降低運(yùn)作成本、提升財務(wù)管理效率，還能有效克服它的缺點，提升企業(yè)運(yùn)營的敏捷性甚至實現(xiàn)隨時隨地的移動申報、審批費用，在一筆筆的資金流動中實現(xiàn)財務(wù)管理的良性循環(huán)，打造企業(yè)財務(wù)管理健康生態(tài)。

互聯(lián)網(wǎng)時代，移動辦公浪潮波及了費用管控領(lǐng)域。信息化的費控系統(tǒng)往往包括了完善的網(wǎng)絡(luò)對帳、網(wǎng)絡(luò)核算、網(wǎng)絡(luò)查詢功能。財務(wù)信息的傳遞和處理突破時空的限制，**可以及時、準(zhǔn)確地了解公司的財務(wù)狀況;同時企業(yè)決策層可從全局高度來實時掌控企業(yè)的費用開支，使上級與下級之間的財務(wù)信息流保持暢通，實現(xiàn)信息流、資金流、物流的“三流”整合。

以友為費用管控系統(tǒng)為例，它具備規(guī)范完整的外部數(shù)據(jù)接口，可與網(wǎng)銀系統(tǒng)、憑證系統(tǒng)、ERP業(yè)務(wù)系統(tǒng)、OA平臺系統(tǒng)等諸多業(yè)務(wù)系統(tǒng)和移動終端對接，這些均為一些集團(tuán)企業(yè)實現(xiàn)財務(wù)共享創(chuàng)造了條件。比如，對于費用的流向、匯總、構(gòu)成，系統(tǒng)都能設(shè)置十分直觀的計量、展示和比較，數(shù)據(jù)匯總、分析不再費時費力，較容易做到跨地域、跨部門整合數(shù)據(jù)，讓管理者對費用情況有明晰的認(rèn)知。

暢想一下，在友為費控系統(tǒng)下，普通員工的報銷越來越“e”、財務(wù)管理者的費用有效控制越來越“e”、業(yè)務(wù)管理者則可實時掌控各個分、子公司的預(yù)算執(zhí)行情況，助力財務(wù)共享服務(wù)中心。

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