網(wǎng)上報銷與合同管理解決方案—xx工程咨詢案例

時間：2017-07-04

一、企業(yè)概況

北京xx工程咨詢有限公司創(chuàng)立于1993年，是中國冶金科工股份有限公司控股子公司中冶京誠工程技術(shù)有限公司全資子公司，公司涵蓋建筑、結(jié)構(gòu)、總圖運輸、給水排水、采暖通風、電力、通訊、建筑智能化、巖土工程、工程經(jīng)濟、**道路、環(huán)境保護、園林綠化、工藝設備等二十一個專業(yè)，主要從事民用工程、工業(yè)工程和**工程等方面的項目監(jiān)理、工程咨詢、造價咨詢、項目管理（代建）等全過程管理咨詢服務。

二、項目簡況

經(jīng)過2年多嚴格選型測試，對比外國內(nèi)外多家軟件公司，較終選擇財物****版應用系統(tǒng)友為軟件成為該公司的網(wǎng)上報銷、合同項目管理、業(yè)務管理軟件正式供應商，針對費用報銷、員工借款、工程項目和項目合同，完成從合同簽訂、到工程執(zhí)行、到合同跟蹤、到合同完成的全過程智能化管理。系統(tǒng)采用現(xiàn)在較流行的B/S架構(gòu)，提供了網(wǎng)絡電子化管理的方式，應用于全公司。

三、面臨的問題和挑戰(zhàn)

1. 合同數(shù)量較多，合同金額較大

業(yè)務范圍涵蓋各種合同，項目類合同、監(jiān)理類合同、咨詢類合同、代建類合同、招標類合同以及合同的補充協(xié)議等，合同數(shù)量多，而且金額**過百萬的合同占多數(shù)，這些給合同的管理增加了難度。

2. 項目人員經(jīng)常出差，難以及時掌握工程進展情況

因為工程項目需要，項目人員經(jīng)常在客戶方或工地，無法及時匯報工程進展情況。

3. 工程周期較長，跟蹤管理有難度

建筑工程行業(yè)的合同周期一般都有3年以上，合同歸檔之后，查找不方便，也無法及時知道合同的進度、收付款、發(fā)票、保函情況。

4. 財務統(tǒng)計工作繁重

財務人員每天和數(shù)據(jù)打交道，處理著龐大的數(shù)據(jù)，“熊貓眼”的現(xiàn)象在某些財務人員日常工作中成為了常態(tài)。

5. 業(yè)務復雜，對系統(tǒng)專業(yè)性和靈活性要求較高

業(yè)務往來中，對外一個合同對應一個項目、對內(nèi)管理中一個合同又對應多個項目，特殊情況下存在多個合同對應一個項目或者多個項目對應一個合同。例如同一組監(jiān)理團隊執(zhí)行多個合同，如《北京xx項目》、《國家xx項目》、《北京CBDxx項目》。通過上線財物****版項目合同管理平臺既能滿足復雜的業(yè)務環(huán)境也適合公司組織架構(gòu)并能提高業(yè)務和管理的效率。

四、網(wǎng)上報銷與合同管理解決方案

通過分析客戶需求現(xiàn)狀，我們提出應用網(wǎng)上報銷與合同管理平臺實現(xiàn)從費用申請、預算控制、合同收支、現(xiàn)場管理、報表分析等一系列解決方案。

1、合同在線錄入、審批、備案、查詢

合同管理為系統(tǒng)的**，主要有兩大類合同：咨詢類合同和監(jiān)理類合同。其它子公司通過網(wǎng)頁的方式在線創(chuàng)建合同，包括首簽合同、補充協(xié)議、聯(lián)合協(xié)議。

對于重大合同，可能需要保函的，如履約保函、預付款保函、投標保證書、投標保函，可在合同創(chuàng)建成功后，進行保函申請，后續(xù)亦可對保函進行維護較新。

分別建立了所屬A公司合同流程和B公司的合同流程，其中A公司的合同需要部門經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理按職位高低依次審批，如果合同金額**過了1000萬還需要執(zhí)行董事的簽字。在所有**人簽字同意后，合同通過備案結(jié)束審批。備案后合同自動歸檔到合同庫，后續(xù)即可對合同進行收付款操作。

各業(yè)務部門分別創(chuàng)建自己的合同，企業(yè)**可直接通過”聯(lián)合協(xié)議”、”補充協(xié)議”這兩個專屬報表來查詢，也可根據(jù)系統(tǒng)提供的”合同查詢”功能來對這些合同進行檢索，提供了合同名稱、合同編號、對方名稱、申請日期、申請部門、合同類型、歸檔日期、申請人、合同狀態(tài)等關鍵字。檢索出來的結(jié)果列表中即可看到每個合同的主要情況，根據(jù)合同追溯，只需點擊合同編號即可進入明細查看界面，除合同信息外，還關聯(lián)了合同收付款、發(fā)票、關聯(lián)合同等，合同情況”一覽無余”。

合同明細中可對合同后期進行維護，包括保密設置，擴展信息、質(zhì)保金信息、上報金額。

2、合同報表管理

除提供合同查詢的入口來了解合同情況外，還提供了各種合同報表，如”新簽合同額報表”中，可檢索統(tǒng)計各公司、板塊、業(yè)務的各年度、季度、月度新簽合同額、備案合同額、上報合同額、上報日期等情況；”合同專屬報表”中可以檢索統(tǒng)計各合同類型的合同金額、發(fā)票金額、收付款金額；”合同存量報表”報表中可以檢索統(tǒng)計各公司、板塊、業(yè)務的各年度、季度、月度的合同存量，包括合同名稱、合同執(zhí)行合同額、收費額、未收費額等；此外還有”收費額”報表、尾款清欠報表來檢索合同的收付款情況。

3、合同收付款管理

新建合同時可提供資金計劃，在實際付款中可以分多期進行收付款，且每一期的收付款都會反饋到合同執(zhí)行明細，并納入合同收付款統(tǒng)計報表中。

4、合同發(fā)票管理

合同發(fā)票在線錄入，記錄開票項目信息，有合同名稱、合同編號、合同單金額、已收款金額、已開票金額、本次開票金額、發(fā)票種類、預計回款實際和開票單位信息，有單位名稱、單位地址、聯(lián)系電話、單位稅號、開戶銀行、銀行賬號等，合同發(fā)票經(jīng)部門經(jīng)理審批后交由審核會計網(wǎng)上簽字，結(jié)束合同發(fā)票的申請。發(fā)票申請結(jié)束后，將自動納入發(fā)票報表，并提供多個關鍵字進行檢索。

5、項目在線新建、維護、查詢

該公司項目涉及建筑、公路、生態(tài)建設和環(huán)境衛(wèi)生、通信信息、**公用工程（給排水）、**公用工程（燃氣熱力）、**公用工程（**道路）、**公用工程（風景園林）、**公用工程（環(huán)境衛(wèi)生）、**公用工程、旅游、文化創(chuàng)意等行業(yè)，咨詢類項目的主要業(yè)務為二大方面。

編制：項目建議書、項目建議書（代可研）、可研、實施方案、項目申請報告、資金申請報告、項目貼息報告、規(guī)劃、節(jié)能等。

評估：項目建議書評估、項目建議書（代可研）評估、可研評估、實施方案評估、項目申請報告評估、資金申請報告評審、項目貼息報告評估、初步設計概算審核、決算審核、節(jié)能評審、稽查等，這項目在都可以在系統(tǒng)中創(chuàng)建，并可維護項目信息。項目創(chuàng)建后，各部門及**可根據(jù)關鍵字檢索隨時查看項目整體情況，例如進展現(xiàn)狀、項目信息、行業(yè)類別、委托內(nèi)容、總投資、委托函號、合同相關信息、聯(lián)系人等。

6、現(xiàn)場管理

建筑行業(yè)，公司員工在工地、客戶方現(xiàn)場辦公的情況比較頻繁，針對這一特征，系統(tǒng)提供了一系列支持現(xiàn)場管理的功能。

“合同情況一覽表”：支持在線查看合同信息、合同階段、合同收付款情況；

“人員投入”：針對合同，維護或增加現(xiàn)場工作人員；

“負責人投入”：針對合同，維護或增加項目負責人；

“填報現(xiàn)場收費計劃”：項目經(jīng)理在線填報現(xiàn)場收費計劃；

“工程進展情況跟蹤”：項目經(jīng)理每月25日前填報較新的合同執(zhí)行情況、工程收費情況、風險信息反饋。

7、建立風險預警機制

“發(fā)票及收款情況”：合同已開發(fā)票金額和剩余收付款情況；

“收付到期提醒”：當合同中預計收付款時間接近當前時間，系統(tǒng)將會自動將其納入收費到期提醒列表中，公司**只需在此窗口即可看到哪些合同該收款了，哪些合同該付款了；

“保函到期提醒”：即將到期或已到期的保函都將在此列表中顯示，并在系統(tǒng)中發(fā)出消息公告；

“項目延期提醒”：即將延期或已到期的項目都將在此列表中顯示；

“投資額增加提醒”：追加了項目，合同額增加的合同都將在此列表中顯示；

“合同到期提醒”：當合同中結(jié)束日期接近當前時間，系統(tǒng)將會自動在發(fā)出消息公告；

“監(jiān)理增加提醒”：追加了監(jiān)理子合同的合同都將在此顯示；

8、項目激勵

借助友為系統(tǒng)平臺，為了激勵公司營業(yè)效益，各公司或部門在固定時段內(nèi)錄入挑戰(zhàn)值，再將匯總后的數(shù)據(jù)開放給公司**，以此作為工作和經(jīng)營的方向和目標，如合同挑戰(zhàn)值、年度收費指標、合同上報目標值、收費上報目標值、公司營業(yè)收入、合同公司目標值、合同公司挑戰(zhàn)值、收費公司目標值、收費公司挑戰(zhàn)值。

9、在線上報營業(yè)收入

賽瑞斯向其母公司中冶京城匯報營業(yè)收入，匯報后的數(shù)據(jù)會在公司營業(yè)報表中體現(xiàn)：

各種經(jīng)營報表

“公司當月總表”：公司當月上報的合同額和收費額和實際完成的合同額和收費額對比報表

“部門當月總表”：部門當月上報的合同額和收費額和實際完成的合同額和收費額對比報表

“合同額完成情況”：近三年合同額完成情況，并支持柱形、線形、餅形三種圖形報表

“收付額完成情況”：近三年收費額完成情況，并支持柱形、線形、餅形三種圖形報表

10、員工借款管理

支持員工日常借款和保證金借款，通過沖銷或還款的方式提醒借款人及時還款。

11、網(wǎng)上報銷、網(wǎng)上審批、網(wǎng)上報銷付款

系統(tǒng)用戶網(wǎng)上填寫報銷申請，包括日常報銷、差旅報銷、交通費報銷、咨詢費報銷等，部門**在線審批，最后財務審核之后進行報銷付款，報銷后按費用按科目入賬。

正常情況下，報銷的付款需要在線下支付，但是系統(tǒng)和網(wǎng)銀做了接口后，直接將付款數(shù)據(jù)遷移到網(wǎng)銀付款頁面中，在銀企通中付款。

另外，我們對該公司和財務核算軟件也做了集成接口，系統(tǒng)中的憑證可以直接導入到財務軟件總帳模塊中。

所有支付的費用進入報表，有部門費用統(tǒng)計報表和項目費用統(tǒng)計報表、員工費用統(tǒng)計報表、費用匯總表等，這些報表通過權(quán)限分配給部門**，供實時查看自己所管部門內(nèi)的費用發(fā)生情況。另外，個人也可查看個人的費用發(fā)生情況，除檢索自己所有的費用單據(jù)外，也可直接看個人統(tǒng)計的報表，其中統(tǒng)計了個人所有的借款情況、所有的報銷情況。

12、票據(jù)簽收實物流

對發(fā)票的流轉(zhuǎn)進行跟蹤簽收管理，審核會計在線進行”票據(jù)簽收”或”掃描簽收”。

此外提供票據(jù)查詢的窗口，可跟蹤查詢單據(jù)票據(jù)的流轉(zhuǎn)情況。

13、權(quán)限劃分

為不同部門開放不同的合同表單，如監(jiān)理部門主管監(jiān)理類合同，咨詢部門主管咨詢類合同。

各部門及**嚴格權(quán)限劃分，各司其職，在合同的崗位發(fā)揮較大作用。

以上就是財物****版報銷與合同解決方案實際應用案例，歡迎大家討論交流。

詞條
詞條說明
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