紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工操作過程管理

時間：2021-10-22

加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理過程管理，是確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全的重要**.檔案數(shù)字化的加工重點在于過程管理，建立一個嚴謹、保證質(zhì)量、快捷利用的健康數(shù)據(jù)庫，并按照工作崗位的不同給相關(guān)工作人員分配使用權(quán)限，實現(xiàn)全程管理、適時控制。

筆者以為，紙質(zhì)檔案數(shù)字化項目的管理，首先要從數(shù)字化項目的全程管理人手，主要是對紙質(zhì)檔案數(shù)字化項目的準備、前處理、數(shù)字化轉(zhuǎn)換、后處理、驗收移交等程序階段實施全過程管理，對項目的安全、標準、質(zhì)量、進度等進行有效控制；其次，是數(shù)字化工作中的文檔管理，主要明確紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中形成文檔的整理、歸檔、移交等管理要求統(tǒng)一進庫保管。

為保證紙質(zhì)檔案數(shù)字化每個工作環(huán)節(jié)的正常進行和各個工作環(huán)節(jié)的順利銜接，我館在紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本環(huán)節(jié)管理中按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的要求，制定了一系列紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程表，如《檔案數(shù)字化掃描批次表》《檔案數(shù)字化領(lǐng)卷、還卷登記表》《紙質(zhì)檔案數(shù)字加工交接登記表》《檔案電子目錄質(zhì)檢登記表》《紙質(zhì)檔案數(shù)字掃描驗收表》等，這些登記表在紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程和數(shù)字化加工管理過程中起了重要的**作用。數(shù)字化加工完成后，我們應(yīng)及時將這些登記表整理、匯總、裝訂成冊，并在此基礎(chǔ)上詳細編寫檔案或全宗檔案的數(shù)字化加工說明，包括全宗號、目錄號、年代、案卷總數(shù)、件數(shù)、總頁數(shù)、存儲方式以及加工中存在的問題及解決方案等，形成一套完整、規(guī)范的資料，保存起來，以備后查。首先紙質(zhì)檔案數(shù)字化若數(shù)字化后的數(shù)據(jù)在驗收時或使用時發(fā)現(xiàn)問題，它們也是回查問題、解決問題的重要的依據(jù)。其次這也是留給后人的文字記錄，是保證檔案數(shù)字化工作前后一致和銜接不同時期、不同全宗檔案數(shù)字化工作的有效手段。

在做好上述環(huán)節(jié)工作的同時，著重要重視數(shù)字化掃描等環(huán)節(jié)的質(zhì)量問題。

嚴把掃描圖像質(zhì)量關(guān)。在檔案掃描的實際操作中會碰到各種問題：

（1）漏掃與多掃問題。一是漏掃描檔案文件資料、大圖紙的信息。有的檔案頁面折皺遮字，信息沒有全部掃描出來；二是對列為不進行數(shù)字化處理的對象進行了掃描。

（2）大幅面圖像的拼接處理問題。由于機器的限制，很多大幅面檔案、資料、圖紙無法整頁掃描，只能進行分區(qū)掃描，形成的多幅圖像按要求進行拼接處理，使之合并為一個完整的圖像，以保證檔案資料數(shù)字化圖像的完整性。在掃描過程中，從技術(shù)上完成多幅圖像的拼接處理是完全沒有問題的，但是在掃描加工的實踐中卻很容易忽視這種情況，影響全文檔案數(shù)據(jù)的未來利用。

（3）在選擇掃描分辨率方面，相關(guān)工作人員沒有根據(jù)檔案紙質(zhì)的不同、采用不同的分辨率，沒有嚴格按照圖像清晰、完整、不影響圖像利用效果的要求進行掃描。對同一卷檔案采用同一種分辨率、同一種模式進行掃描，完全不考慮在同一卷檔案中也會有不同紙質(zhì)質(zhì)量。其產(chǎn)生的后果是，有的幅面比較清晰，有的幅面則清晰度較差。

（4）在掃描過程中也會出現(xiàn)檔案原件頁面上會有多頁粘貼的情況，遇到這樣的情況時需要工作人員分次有序掃描，形成完整檔案文件。

（5）檔案全文掃描后的劃分關(guān)系到條目與掃描圖像的掛接，工作人員要根據(jù)所輸入的條目，認真仔細的劃分，確保掛接后數(shù)據(jù)與圖像的一致性。

嚴把檔案資料原件還原關(guān)。在數(shù)字化掃描進行前我們都要拆卷（件），拆除裝訂物，完成掃描后再重新裝訂起來，按技術(shù)要求，案卷裝訂要保持檔案的原貌。由于檔案案卷的歷史原因和實際操作的疏忽，致使出現(xiàn)兩種不應(yīng)該出現(xiàn)的狀況：一是發(fā)生漏裝訂部分檔案頁面；二是把屬于本案卷的文件，錯裝進另一案卷。這些問題的出現(xiàn)勢必會使與檔案案卷原貌不相符，以致影響到檔案復原后的質(zhì)量，因此一定要按照檔案整理的技術(shù)要求，認真細致的做好數(shù)據(jù)檔案的還原裝訂，確保檔案的前后一致性。

19922276669

詞條
詞條說明
數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)解決方案
數(shù)字檔案館系統(tǒng)是參照開放檔案信息系統(tǒng)(OAS)參考模型設(shè)計、基于J2EE平臺開發(fā)的全B/S結(jié)構(gòu)的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。系統(tǒng)通過強大的工作流引擎、即時消息服務(wù),實現(xiàn)檔案收集、利用的在線審批業(yè)務(wù)流程,對檔案的收集、整理、移交、歸檔、統(tǒng)計和利用等進行全過程信息化管理。系統(tǒng)釆用B/S結(jié)構(gòu)和分級授權(quán)管理,可以滿足不同地域檔案的集中式或分布式規(guī)范化管理,并且通過系統(tǒng)提供的元數(shù)據(jù)策略及電子文件完整性效驗策略,可確保電
剖析關(guān)于檔案數(shù)字化的重要性！
檔案數(shù)字化已越來越重要，其普及也越來越廣，應(yīng)用范圍已不**于公檢法司等**領(lǐng)域，較多的企業(yè)也逐漸采用該方法存儲文檔等紙質(zhì)信息。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫、多媒體技術(shù)等的發(fā)展，檔案信息化也逐步在取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件檔案。檔案數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一-種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術(shù)可較好的為檔案工作服務(wù)，為社會主義經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，為社會主
檔案業(yè)務(wù)知識小講堂
1、檔案裝訂時為什么有必要去除金屬裝訂物？答：由于回形針等金屬裝訂物簡單生銹，所以在檔案拾掇過程中有必要去除金屬裝訂物，以利延長檔案壽數(shù)。2、為什么不能用圓珠筆書寫檔案？答：圓珠筆的面世，給當代社會提供了便當流利的書寫東西，深受人們的歡迎。但若運用圓珠筆書寫作為長久、長時間保存的檔案，時間一長，筆跡就會褪色。所以要求我們增強檔案認識，根絕用圓珠筆書寫需要歸檔的檔案材料。3.我們常?？吹接袡n案盒和無
檔案部門如何做好數(shù)字化掃描工作
一、掃描工作的前期準備1.掃描工作的**層設(shè)計做好掃描工作的第一步是做好**層設(shè)計，即掃描工作與有關(guān)工作之間的統(tǒng)籌規(guī)劃，主要分為三個方面的內(nèi)容。一是協(xié)調(diào)好立檔單位與檔案館之間掃描工作的分工，明確檔案在立檔單位掃描還是在檔案館掃描，以便于各單位做好自身工作任務(wù)的安排。二是統(tǒng)籌好檔案部門一個年度內(nèi)掃描工作任務(wù)量與其他工作之間的關(guān)系。檔案掃描工作是一項常態(tài)化的任務(wù)，應(yīng)該對本單位目前既有的工作量進行統(tǒng)籌，合理