這些小細(xì)節(jié)中藏著“大浪費(fèi)”，您中了幾招？

時(shí)間：2023-11-22作者：武漢市勝意科技發(fā)展有限公司瀏覽：61

又快到了一年一度的盤賬時(shí)刻。“哎～又是降本KPI完成不了的一年！”較近不少差旅管理者跟我們吐槽。




對(duì)管理者來說，費(fèi)控是個(gè)復(fù)雜精細(xì)的工作，涉及各個(gè)科目的繁雜統(tǒng)計(jì)和多維度管控。但實(shí)際情況卻是，**想知道費(fèi)用執(zhí)行情況，都得去茫茫的數(shù)據(jù)表中翻找，找不出原因，決策都靠“拍腦門”去做。










降本從何處入手？怎么能讓降本決策不再是件頭疼的事？




01

違背差標(biāo)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生




員工出差預(yù)訂機(jī)票、酒店等產(chǎn)品，難免會(huì)出現(xiàn)**標(biāo)預(yù)訂、未提前預(yù)訂等違背政策的情況，由此產(chǎn)生的成本往往無從統(tǒng)計(jì)，非常被忽視。




勝意費(fèi)控云「節(jié)省與損失」分析報(bào)表，實(shí)時(shí)記錄基于差旅政策執(zhí)行情況的節(jié)省與損失情況，哪些部門、項(xiàng)目因違背差旅政策造成的損失清晰一鍵查詢，清晰可見。




一家科技型企業(yè)A運(yùn)用「節(jié)省與損失」分析模型發(fā)現(xiàn)，企業(yè)內(nèi)僅9月違背差旅政策就多達(dá)72項(xiàng)，有40% 的機(jī)票提前兩日預(yù)訂，將近一半的機(jī)票僅提**日預(yù)訂，機(jī)票折扣率基本為8折至9折，全年僅機(jī)票支出就有近 400 萬元。




在對(duì)**標(biāo)原因的洞察基礎(chǔ)上，A企業(yè)通過管控員工需提前4日完成機(jī)票預(yù)訂，實(shí)現(xiàn)近萬張機(jī)票的平均預(yù)訂折扣降至近 0.45。行程允許情況下，企業(yè)會(huì)通過**程高鐵價(jià)格對(duì)比、只允許預(yù)訂比火車票票價(jià)低的機(jī)票等規(guī)則，推薦員工更換較經(jīng)濟(jì)的出行方式，較終實(shí)現(xiàn)全年節(jié)省費(fèi)用近 31.6%。




02

退改簽造成的損失過多




行程臨時(shí)變動(dòng)造成的退改簽難免帶來成本增加。退改簽造成的損失是否過多？是否存在潛在的節(jié)省空間，企業(yè)往往不得而知。




通過勝意費(fèi)控云「節(jié)省與損失」分析報(bào)表，企業(yè)可以查看由退改簽導(dǎo)致的損失，并針對(duì)退改簽頻繁的部門、崗位進(jìn)行調(diào)整，從而避免不必要的損失。




一家制造企業(yè)B由于業(yè)務(wù)部門經(jīng)常由于展會(huì)延期、陪同客戶、返程時(shí)間延后等原因只能被迫退改簽，造成高昂的手續(xù)費(fèi)?；凇腹?jié)省與損失分析」報(bào)表發(fā)現(xiàn)的事實(shí)，B企業(yè)差旅管理者與部門做了進(jìn)一步訪談和調(diào)研，通過評(píng)估退改簽背后的業(yè)務(wù)原因，決定增加事前行程計(jì)劃及退改簽審批。員工出差前必須填寫行程計(jì)劃，若是退改簽，也需要填寫理由并提交給管理者審批。通過這一管控措施，該企業(yè)因被動(dòng)退改造成的損失大大減少。




03

協(xié)議價(jià)利用率不高




艾瑞咨詢《中國大中型企業(yè)差旅采購及管理白皮書》數(shù)據(jù)顯示，53.9%的大中型企業(yè)已經(jīng)簽訂協(xié)議航司或協(xié)議酒店，但其中仍有42.5%的企業(yè)對(duì)協(xié)議航司/酒店的使用效果不滿意，其**不滿意原因在于使用率問題，即雖然企業(yè)簽訂了協(xié)議航司/酒店，但企業(yè)員工并沒有做到全面**地選擇協(xié)議航司/酒店，這則會(huì)導(dǎo)致差旅成本的浪費(fèi)。




勝意費(fèi)控云「節(jié)省與損失」分析報(bào)表，通過對(duì)優(yōu)惠節(jié)省金額、優(yōu)惠節(jié)省比例等關(guān)鍵信息的梳理，幫助企業(yè)清楚了解簽訂協(xié)議后帶來的實(shí)際節(jié)約總金額。通過「協(xié)議產(chǎn)品分析」報(bào)表的輔助分析，企業(yè)可清晰知曉協(xié)議使用情況，并在此基礎(chǔ)上做針對(duì)性的調(diào)整或管控。




一家建筑工程企業(yè)C差旅管理者告訴我們，雖然簽訂了協(xié)議航司/酒店，但協(xié)議使用情況如何缺乏精確的數(shù)據(jù)，員工還時(shí)不時(shí)跟他抱怨選擇太少。通過「節(jié)省與損失」報(bào)表和訂單數(shù)據(jù)，C企業(yè)對(duì)整體協(xié)議使用情況和節(jié)約金額有了較清晰的了解。




在此基礎(chǔ)上，C企業(yè)一方面針對(duì)使用率不高的協(xié)議，通過設(shè)置航司協(xié)議**限制，強(qiáng)化協(xié)議價(jià)**排序展示，提高了協(xié)議使用率；另一方面，結(jié)合訂單數(shù)據(jù)，了解到存在搭乘頻率較高的非協(xié)議航司，時(shí)間簽到航司大客戶協(xié)議價(jià)，節(jié)省預(yù)訂成本的同時(shí)，也給員工帶來更多的選擇。




除上述提到的因素外，未使用行程也是造成浪費(fèi)的一大“頑疾”。通過「未使用機(jī)票報(bào)表」輔助分析，企業(yè)可及時(shí)獲知未出發(fā)行程數(shù)據(jù)，從而盡早做相應(yīng)的退票處理，從而減少損失。




數(shù)字化浪潮來襲，企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化升級(jí)的趨勢已勢在必行，而如何通過工具的手段將數(shù)據(jù)賦能管理，是財(cái)務(wù)在數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代持續(xù)探究的問題。




基于場景融合，勝意費(fèi)控云打造了企業(yè)消費(fèi)及費(fèi)控一站式全流程管控平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)費(fèi)用數(shù)據(jù)全面歸攏、多維分析、可視呈現(xiàn)和安全存儲(chǔ)，助力財(cái)務(wù)職能轉(zhuǎn)變，驅(qū)動(dòng)企業(yè)全面數(shù)字化升級(jí)。


武漢市勝意科技發(fā)展有限公司專注于企業(yè)報(bào)銷管理系統(tǒng),差旅費(fèi)控系統(tǒng),企業(yè)差旅管控平臺(tái)等

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