檔案局rfid應(yīng)用案例

時(shí)間：2017-03-31作者：杭州紫鉞科技有限公司瀏覽：107

一、項(xiàng)目背景

  人們總是希望在需要一份資料的時(shí)候，能快速的查找到它，但在檔案管理館、企事業(yè)單位檔案管理處，經(jīng)?？梢钥吹焦芾砣藛T為找到需要的資料焦急而忙碌。長(zhǎng)久以來(lái)這個(gè)問(wèn)題一直使檔案資料管理人員費(fèi)勁了腦筋。目前國(guó)內(nèi)檔案館主要運(yùn)用檔號(hào)和條形碼標(biāo)記形式用于內(nèi)部的排架和定位。在實(shí)物檔案的物流過(guò)程中，起著重要作用的是檔號(hào)和條形碼。傳統(tǒng)的檔案管理方式存在檔案數(shù)量冗余、查詢、盤點(diǎn)困難、處理時(shí)間長(zhǎng)等低效率現(xiàn)象，而信息技術(shù)手段的應(yīng)用則是解決問(wèn)題的關(guān)鍵。RFID技術(shù)的引入將徹底改變?nèi)藗儗?duì)檔案管理活動(dòng)的認(rèn)識(shí)。

通過(guò)對(duì)當(dāng)前檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，杭州紫鉞科技有限公司設(shè)計(jì)出一套基于RFID技術(shù)的檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)，并就該系統(tǒng)的功能模塊架構(gòu)與管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行闡述，以期在檔案自動(dòng)化、智能化管理方面做出有改善。

1.1 檔案編目流程繁瑣低效、整理時(shí)間冗長(zhǎng)
傳統(tǒng)方式下，檔案入館后先需進(jìn)行分類、排序，并去裝訂，然后由人工撰寫(xiě)檔案盒的相關(guān)信息，最后手工抄寫(xiě)檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。這種操作方式耗費(fèi)大量活勞動(dòng)和時(shí)間，導(dǎo)致較多檔案入館后被長(zhǎng)期堆放、一隅得不到及時(shí)整理歸檔。此外，檔案編目與檔案盒謄寫(xiě)多為簡(jiǎn)單、重復(fù)性勞動(dòng)，手工處理方式使得整個(gè)流程既繁瑣又低效。

1.2檔案存放次序較易被打亂
  

雖然檔案一般都分類存放，但是在檔案存取過(guò)程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯(cuò)誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無(wú)序，查找困難。

1.3 檔案查閱耗時(shí)長(zhǎng)
隨著檔案規(guī)模與種類越來(lái)越龐大，要查找某一檔案時(shí)，先由管理員找到存放該類型檔案的檔案架，再根據(jù)檔案的編目信息在檔案架的每一格進(jìn)行查找。一旦檔案存取時(shí)沒(méi)有按規(guī)定存放在*的位置，查找起來(lái)就好比海底撈針，需要將所有的檔案篩選一遍。

1.4 檔案的盤點(diǎn)操作不科學(xué)
由于檔案數(shù)量眾多，且檔案材料都封裝在檔案盒內(nèi)，因此在盤點(diǎn)檔案時(shí)一般只清點(diǎn)檔案盒的數(shù)量。但在每個(gè)檔案盒內(nèi)存放的檔案種類、數(shù)量均不相同，這種盤點(diǎn)方式并不能真正反映檔案儲(chǔ)存的真實(shí)信息。如果要拆開(kāi)每個(gè)檔案盒進(jìn)行盤點(diǎn)，那將是一項(xiàng)十分龐大的工程。

1.5 對(duì)失效檔案的管理滯后
  

有效期限是檔案**體現(xiàn)的重要標(biāo)志之一。因此，**過(guò)有效期限的檔案是沒(méi)有任何**的，需要經(jīng)常性銷毀以減少對(duì)檔案庫(kù)存資源的占用。但是，由于傳統(tǒng)管理模式下檔案盤點(diǎn)工作的困難，管理人員對(duì)檔案的儲(chǔ)存時(shí)間信息掌握很不準(zhǔn)切，使得失效檔案不能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理。因此，很多已過(guò)保存期限的舊檔案仍然和有效檔案一起儲(chǔ)存在貨架上，形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來(lái)額外負(fù)荷和成本。

鑒于這種現(xiàn)狀，檔案管理的技術(shù)升級(jí)與改造迫在眉睫。為了解決以上問(wèn)題，檔案局采用**的RFID技術(shù)來(lái)解決以上問(wèn)題，同時(shí)增加了防盜功能。

二、按照總體計(jì)劃安排，項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程如下：

2.1 需求調(diào)研與分析階段
2011年6月，紫鉞科技公司專業(yè)技術(shù)人員，到太倉(cāng)檔案局了解具體業(yè)務(wù)需求，根據(jù)檔案局的管理現(xiàn)狀，并對(duì)檔案管理深入分析，形成一致的需求分析報(bào)告；

2.2 項(xiàng)目實(shí)施階段
2011年7月-12月為項(xiàng)目實(shí)施階段，主要分為軟件開(kāi)發(fā)以及硬件調(diào)試階段：

軟件開(kāi)發(fā)
從檔案實(shí)時(shí)追蹤系統(tǒng)的建設(shè)內(nèi)容來(lái)看，本系統(tǒng)主要建設(shè)主要內(nèi)容包括下列幾五個(gè)部分：

RFID監(jiān)控管理子系統(tǒng)、實(shí)時(shí)監(jiān)視服務(wù)子系統(tǒng)、大屏幕展示子系統(tǒng)，手持終端子系統(tǒng)，短信通知子系統(tǒng)。

1.）RFID監(jiān)控管理中心子系統(tǒng)

系統(tǒng)的主要部分操作**數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，用戶權(quán)限菜單管理，電子標(biāo)簽管理，檔案出入庫(kù)管理，監(jiān)控管理，報(bào)表統(tǒng)計(jì)管理，實(shí)時(shí)桌面報(bào)警，及其他信息的管理。

2.）實(shí)時(shí)監(jiān)控服務(wù)子系統(tǒng)

主要提供如電子標(biāo)簽的創(chuàng)建，注銷，建立檔案狀態(tài)統(tǒng)計(jì)功能，實(shí)現(xiàn)檔案在庫(kù)、利用率、異常率等相關(guān)統(tǒng)計(jì)主要提供了對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)出庫(kù)，進(jìn)出館的跳蹤與監(jiān)視，進(jìn)行合法性檢查，并將錯(cuò)誤通知其它子系統(tǒng)。

3.）手持終端子系統(tǒng)

主要提供了對(duì)庫(kù)房檔案架上信息采集功能。

4.）短信通知子系統(tǒng)

主要提供了短信發(fā)送功能。如異常警報(bào)的提醒和催檔的提醒短信。

5.）大屏幕子系統(tǒng)

主要用來(lái)顯示實(shí)時(shí)監(jiān)控狀態(tài)，攝像頭監(jiān)視情況，檔案的借閱狀況和統(tǒng)計(jì)顯示器還有如日期溫濕度等輔助信息。

通道設(shè)計(jì)
 通道方案的設(shè)計(jì)是在現(xiàn)場(chǎng)勘查后設(shè)計(jì)的，首先先介紹下四個(gè)通道的情況，在**也介紹過(guò)通道主要分為兩種類型:檔案室小門（三個(gè)）、檔案局大廳大門（一個(gè)）：當(dāng)時(shí)兩種類型的門各都提供了兩種方案來(lái)供檔案局**選擇：

大門兩種設(shè)計(jì)方案

大門尺寸介紹

? 門框上方大理石寬度：65cm

? 門兩旁大理石寬度：80cm

? 門有四扇：一共408cm，每扇玻璃門寬度大概100cm

? 四扇門兩邊玻璃寬度：115cm

讀寫(xiě)器和laird天線安裝在大理石下面，需要固定（橢圓為覆蓋區(qū)域），天線外面裝修成燈罩的形式，為白色的巧克力板：

小門兩種設(shè)計(jì)方案（三個(gè)門的尺寸一致）
                                  
方案二：讀寫(xiě)器和laird天線安裝在天花板下面（定制為盒子形狀，橢圓為覆蓋區(qū)域)）：

硬件安裝
現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施考慮的因素比較多，需要考慮走線、接電、讀寫(xiě)器固定、天線的固定以及設(shè)備的調(diào)試等多種因素。

項(xiàng)目實(shí)施中很重要的環(huán)節(jié)就覆蓋范圍的測(cè)試，因此很重要的一點(diǎn)就是天線方位的確定。根據(jù)設(shè)計(jì)小門天線是安裝在天花板之上，大門的設(shè)計(jì)是安裝在大理石的門框下面，本次太倉(cāng)檔案局項(xiàng)目中天線的采用laird天線.

? 檔案局小門安裝及調(diào)試情況

小門天線采用支架固定，支架安裝在抱箍上面，抱箍的長(zhǎng)度為1m，天線的安裝可以在抱箍的位置可以根據(jù)需要移動(dòng)，在抱箍上打孔，如下圖：

  

抱箍的圖片

抱箍安裝后的效果（由于天花板比較黑）：

  

現(xiàn)場(chǎng)抱箍安裝的圖片

 



天花板上安裝場(chǎng)景

  分析：雖然現(xiàn)場(chǎng)的三個(gè)小門的大小都一樣，理論情況都是一樣的，但是周邊的環(huán)境不一樣，由于無(wú)線電波受環(huán)境的影響比較大，其中一個(gè)門旁邊沒(méi)有檔案柜，現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試比較簡(jiǎn)單，覆蓋效果比較好，旁邊有檔案柜的另外兩個(gè)門就比較復(fù)雜，現(xiàn)場(chǎng)要保證柜子旁邊的標(biāo)簽讀不到，下面以一個(gè)小門為列，如下圖：

  

門與檔案柜的距離很近（2m）

安裝情況：在現(xiàn)場(chǎng)把天線安裝在抱箍上，天線離墻的距離為1m，兩個(gè)天線之間的距離為50cm，天線與水平方向的角度大概為30度，如下面的平面圖：

  

測(cè)試情況:讀寫(xiě)器功率設(shè)置32.5dbm，靈敏度設(shè)置為默認(rèn)-70dbm,測(cè)試效果良好，門下面信號(hào)很好，沒(méi)有盲區(qū)，在門內(nèi)離門1m的位置沒(méi)有信號(hào)，在門外，如果關(guān)上門就讀不到標(biāo)簽，滿足客戶的要求。

? 檔案局大門安裝及測(cè)試

大門天線的安裝是裝在大理石的門框下面，用木板固定在天花板下面，然后把天線固定在木板下面，最后再蓋上**蓋子，天線方向與水平方向角度為0度，現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際安裝了四個(gè)天線。

測(cè)試情況：讀寫(xiě)器功率可以設(shè)置為30-32.5dbm之間，靈敏度默認(rèn)為為-70，測(cè)試情況良好，無(wú)盲區(qū)。

2.3 系統(tǒng)運(yùn)行階段
2011年12月，完成系統(tǒng)優(yōu)化調(diào)整與提升、關(guān)鍵用戶聯(lián)合測(cè)試、用戶培訓(xùn)、正式上線。

三、 應(yīng)用**
  本方案采用遠(yuǎn)距離RFID射頻識(shí)別技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)太倉(cāng)檔案局檔案進(jìn)行智能化、信息化管理，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)記錄和追蹤出入庫(kù)，出入館，歸檔狀態(tài)等功能。

分布式的操作與實(shí)時(shí)監(jiān)控管理；讀寫(xiě)器的自動(dòng)讀取與跟蹤檔案狀態(tài)，歸檔，自動(dòng)識(shí)別，較能高效地完成各種業(yè)務(wù)操作，提升效率及**，實(shí)現(xiàn)了安全管理檔倉(cāng)庫(kù)，防止惡意破壞等違法行為。

  穩(wěn)定成熟的三層架構(gòu)。系統(tǒng)采用了業(yè)界成熟的三層架構(gòu)做為整體方案的技術(shù)框架，并對(duì)其進(jìn)行了擴(kuò)展，采用三層架構(gòu)可以降低層與層之間的依賴；有利于標(biāo)準(zhǔn)化；有利于各層邏輯的復(fù)用，層與層之間提供了相應(yīng)的的接口，當(dāng)應(yīng)用系統(tǒng)的業(yè)務(wù)或功能需求等發(fā)生變化時(shí)，可以通過(guò)簡(jiǎn)單對(duì)相應(yīng)層的修改或增加來(lái)實(shí)現(xiàn)功能擴(kuò)展。

軟件實(shí)用性高，易理解。一方面軟件根據(jù)業(yè)務(wù)部門的實(shí)際需求定制而成，沒(méi)有花俏而不實(shí)在的功能，簡(jiǎn)單明了，不需要復(fù)雜的專業(yè)技術(shù)和特別的培訓(xùn)就能上手.另一方面軟件的界面與操作方式與用戶熟悉的Windowｓ操作界面高度接近，給用戶的親切感。

配置性高，定制化能力強(qiáng)。系統(tǒng)擁有很強(qiáng)的用戶定制和個(gè)性化設(shè)置能力，對(duì)于很多用戶個(gè)性化設(shè)置，和業(yè)務(wù)流程的變化不需要修改程序，只需對(duì)軟件進(jìn)行簡(jiǎn)單的配置即可實(shí)現(xiàn)。

易維護(hù)，重用性高，靈活性強(qiáng)。系統(tǒng)根據(jù)高內(nèi)聚低耦合原則進(jìn)行模塊劃分。每個(gè)模塊由相關(guān)性很強(qiáng)的業(yè)務(wù)的組成，而模塊與模塊之間，盡可能的使其獨(dú)立存在，當(dāng)應(yīng)用系統(tǒng)的業(yè)務(wù)或功能需求等發(fā)生變化時(shí)，可以通過(guò)簡(jiǎn)單對(duì)相應(yīng)模塊的修改或增加并且不會(huì)影響到其他無(wú)關(guān)聯(lián)來(lái)業(yè)務(wù)的模塊，來(lái)實(shí)現(xiàn)功能擴(kuò)展。

完善的安全**體系。根據(jù)系統(tǒng)整體的安全需求，統(tǒng)一規(guī)劃安全**體系，解決用戶管理，分級(jí)，授權(quán)，論證。系統(tǒng)提供靈活的定制用戶組功能，方便靈活的分組授權(quán)管理功能，

充分根據(jù)業(yè)務(wù)需求，滿足因組織結(jié)構(gòu)，人員，業(yè)務(wù)流程調(diào)整等原因造成的安全管理問(wèn)題。系統(tǒng)對(duì)如密碼等敏感信息加密，進(jìn)一步完善了系統(tǒng)安全性。

標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)。遵循標(biāo)準(zhǔn)化原則，整個(gè)方案符合檔案的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，采用的WebService技術(shù)，便于與其他系統(tǒng)的交互與無(wú)縫集成。


杭州紫鉞科技有限公司專注于電子標(biāo)簽,讀寫(xiě)器,無(wú)線,PDA,uhf檢測(cè)系統(tǒng),**高頻電子標(biāo)簽等

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