4種會(huì)議場(chǎng)景扼殺企業(yè)生產(chǎn)力，今天你中招了嗎？

時(shí)間：2017-03-27作者：南京特臨信息科技有限公司瀏覽：48

眾所周知，會(huì)議是一個(gè)無時(shí)無刻都存在于商業(yè)世界的事實(shí)。所謂凡事都有利弊，有利的一面是，當(dāng)團(tuán)隊(duì)正常溝通時(shí)，會(huì)議可以讓我們感到有成效，可以幫助我們達(dá)成商務(wù)合作，創(chuàng)新思維，節(jié)省時(shí)間以及較好的頭腦風(fēng)暴，甚至節(jié)省會(huì)議支出。有弊的一面是，并不是所有的會(huì)議都達(dá)到這些崇高的目標(biāo)。
 
這里列出了四個(gè)司空見慣的會(huì)議場(chǎng)景，盡管初衷是好的，但是會(huì)阻礙企業(yè)未來長(zhǎng)期的發(fā)展，建立一個(gè)高效會(huì)議至關(guān)重要。接下來，讓我們看一看為什么這4種類型的會(huì)議對(duì)于企業(yè)發(fā)展有害無利，以及如何樹立正確的會(huì)議觀，采用正確的會(huì)議協(xié)助工具和高科技一定會(huì)讓您的會(huì)議回到正軌。

會(huì)議場(chǎng)景一：“為什么他會(huì)在這里”的會(huì)議

有一次坐在一個(gè)會(huì)議室里，會(huì)議開始之前，無聊的環(huán)顧四周，想知道參會(huì)人的目的以及貢獻(xiàn)？又或是為什么幾個(gè)關(guān)鍵性的人今天沒來？一般，高效率會(huì)議是和一些或多或少的高層一起參加的。對(duì)于大多數(shù)人來說，有**人參加的會(huì)議可能會(huì)比較嚴(yán)肅，會(huì)議氣氛比較沉重，對(duì)于發(fā)表個(gè)人意見和建議都有一定的阻礙性。相反，如果你把這些具有**性的人的意見忽略，或者你主持一場(chǎng)別人無法發(fā)表個(gè)人意見的會(huì)議，你會(huì)發(fā)現(xiàn)你很難得到你想要的信息，而且你還可能需要付出更多的努力才能從這些人當(dāng)中獲取有用信息。
 
一般情況下，根據(jù)紐約時(shí)報(bào)的一篇文章報(bào)道，5-8人的小型會(huì)議效果較高，所以，一定要適當(dāng)?shù)南拗茣?huì)議參加人數(shù)。根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)，參加會(huì)議的每個(gè)人都擔(dān)當(dāng)一定的角色，在會(huì)議過程中都需要發(fā)表自己的意見或建議，在會(huì)議結(jié)束之后都會(huì)對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)。如果某個(gè)環(huán)節(jié)的**人由于身體等外在原因沒有參加會(huì)議，那么此時(shí)就需要使用視頻會(huì)議系統(tǒng)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程項(xiàng)目討論和對(duì)接，以免耽誤項(xiàng)目進(jìn)度。
 
會(huì)議場(chǎng)景二：主持人喋喋不休的說

在一個(gè)人滿為患的會(huì)議室，會(huì)議主持人無休止的連續(xù)播放了75張幻燈片，這一行為我們稱之為演示，并非會(huì)議。會(huì)議是為了協(xié)作而生。任何沒有互動(dòng)沒有討論的會(huì)議都稱不上是會(huì)議，畢竟，即使沒有老師的講解也可以自己下載好PPT，自己研究摸索，何必要在這里聽你喋喋不休的念經(jīng)呢。
 
那么，是否可以通過演示來提高會(huì)議效率呢？當(dāng)然，會(huì)議效率可以在演示的提問，回答以及互動(dòng)過程中得以體現(xiàn)。在演示幻燈片的過程中你可以鼓勵(lì)并邀請(qǐng)參會(huì)人員進(jìn)行互動(dòng)，讓他們發(fā)表一下自己的個(gè)人看法，并不一定要等到最后的時(shí)候才開始互動(dòng)。你可以邊演講邊互動(dòng)，讓每一個(gè)人的關(guān)注點(diǎn)都集中在你當(dāng)下所說的話題之上。

會(huì)議場(chǎng)景三：頻繁重復(fù)的會(huì)議讓我失去了興趣

不管你想不想?yún)⒓?，?huì)議都是每個(gè)人**的，為什么會(huì)議在我們工作生活中扮演者如此重要而又頻繁的角色呢？然而，我們知道任何事情做得太頻繁，就會(huì)讓人失去興趣，心不在焉甚至煩躁。那么，有沒有什么方法可以讓會(huì)議隨著時(shí)間的推移，仍然讓參會(huì)人員激情滿滿呢？
 
答案當(dāng)然是肯定的。首先，提醒參會(huì)人員每次會(huì)議都是有一個(gè)會(huì)議主題的。提前給每個(gè)參會(huì)人員發(fā)送一封郵件，郵件中包含：會(huì)議時(shí)間、會(huì)議主題、會(huì)議人員及會(huì)議中需要用到的會(huì)議文件等等。這樣做的目的不僅僅可以讓他們提前知道此次會(huì)議需要討論的內(nèi)容，也可以讓他們知道會(huì)議需要完成的一些任務(wù)。其次，盡可能的可以讓會(huì)議的地點(diǎn)更改，若你使用的是遠(yuǎn)程視頻會(huì)議系統(tǒng)，那么可以在家，在星巴克或者在火車站，高鐵站，飛機(jī)場(chǎng)等開會(huì)。不斷變化的事物可以讓參會(huì)人員保持新鮮感并促進(jìn)參與度。最后，要記住并不是所有的問題或者討論都需要在會(huì)議中解決的。為了保持會(huì)議有效持續(xù)的進(jìn)行，可以只討論一些必須要面對(duì)面才能解決溝通的問題，其他任何事情都可以通過電話或電子郵件處理。

會(huì)議場(chǎng)景四：會(huì)議執(zhí)行力度差

任何成功高效的會(huì)議較重要的一個(gè)影響因素就是會(huì)后有可執(zhí)行的定論。就如同你今天完成了所有日程表的工作，做出決策，并且也已經(jīng)安排好了下一項(xiàng)任務(wù)進(jìn)程，那么這就代表你的會(huì)議內(nèi)容執(zhí)行力是很高的，是有效的。所以，當(dāng)你的會(huì)議通常包含諸如“我們很快就做完了”或“明天我就能追趕你”這樣的短語，那么可以看出他并未完成今日目標(biāo)工作。
 
工作中，盡量讓你的操作項(xiàng)目具體點(diǎn)。在會(huì)議結(jié)束之前，要確保每個(gè)人都清楚明白的知道接下來的具體工作內(nèi)容，包括什么時(shí)候做，做什么以及團(tuán)隊(duì)之間如何進(jìn)行溝通等。如果某項(xiàng)任務(wù)可能會(huì)遭到拖延，那么設(shè)置一個(gè)時(shí)間和日期，等到該時(shí)間段的時(shí)候在執(zhí)行此項(xiàng)任務(wù)，這樣就不會(huì)耽誤拖延所有的項(xiàng)目。
 
作為中小型企業(yè)，可以考慮用527輕會(huì)議對(duì)會(huì)議的內(nèi)容進(jìn)行保存，包括此次會(huì)議的內(nèi)容以及接下來將要會(huì)發(fā)生的情況等。作為該公司的所有員工都可以看到此次會(huì)議的主題及會(huì)議內(nèi)容，以便你可以跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度。也可以促進(jìn)企業(yè)對(duì)內(nèi)對(duì)外遠(yuǎn)程協(xié)助辦公，而且，527輕會(huì)議的錄制功能可以讓參會(huì)人員對(duì)所有會(huì)議的內(nèi)容進(jìn)行備份保存，這樣較有利于項(xiàng)目的反饋和跟進(jìn)。
 
短短15分鐘的每日例會(huì)不僅可以讓團(tuán)隊(duì)成員可以提神，還可以消除很多復(fù)雜冗余的郵件系統(tǒng)的煩擾。每天抽出15分鐘和團(tuán)隊(duì)進(jìn)行溝通或者遠(yuǎn)程視頻會(huì)議溝通，可以將所有人聚在一起“面對(duì)面”的進(jìn)行頭腦風(fēng)暴。與當(dāng)今世界大多數(shù)的挑戰(zhàn)一樣，持續(xù)有效的成功會(huì)議是建立在一定的技術(shù)層面的，527輕會(huì)議可以幫助企業(yè)達(dá)到這個(gè)技術(shù)水平。讓企業(yè)團(tuán)隊(duì)與團(tuán)隊(duì)之間，老板與老板之間，企業(yè)與企業(yè)之間建立一個(gè)流暢高效的視頻會(huì)議解決方案。你是否也心動(dòng)了呢？那就趕緊注冊(cè)527輕會(huì)議吧，30天**長(zhǎng)免費(fèi)體驗(yàn)等著你哦！


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